A gestão de estoque hospitalar é um grande desafio dentro dos hospitais, clínicas e instituições de saúde, afinal, é preciso olhar de forma constante para diversas frentes de compras, reposições, fornecedores, vencimentos e muitas outras tarefas cruciais para que não existam perdas e desperdícios.
Planejamento e tecnologia devem ser palavras de ordem nesse momento e algumas boas práticas fazem toda a diferença para controlar os mais diferentes tipos de estoques nos hospitais. Confira!
A gestão de estoque hospitalar
Faltar ou ter itens de sobra em um estoque nunca é um bom indicador, afinal, são nesses ambientes que se concentram grandes perdas financeiras e problemas no fluxo da organização.
Quando falamos de ambientes hospitalares, a falta de gestão dos estoques é ainda mais crucial, afinal a falta de um remédio ou de um equipamento pode impactar gravemente os pacientes que estão à espera de seus procedimentos.
Mais do que isso, é sobre além de ter o que é necessário, é ter materiais e medicamentos de qualidade, dentro do vencimento, de bons fornecedores e, claro, com preços atrativos para que o hospital mantenha o seu bom fluxo de caixa.
Para que isso não aconteça, é preciso planejamento, organização, controle, tecnologia e uma boa gestão! Esse conjunto oferece diversos benefícios, como:
- Redução de desperdício;
- Dá melhores condições para negociação com fornecedores;
- Torna o ciclo financeiro mais saudável;
- Aumenta a margem de lucro;
- Dá maior produtividade para os times;
- Torna as entregas da instituição mais eficientes;
- Aumenta a satisfação do cliente.
Principais desafios no gerenciamento de estoque hospitalar
A gestão de estoque em hospitais apresenta diversos desafios que não são encontrados em outras indústrias e isso faz com que esse nicho precise ainda mais de estratégias para obter bons resultados em suas gestões. Entre os muitos desafios, estão:
- Grande variedade de itens: Os hospitais precisam gerenciar uma grande variedade de produtos, desde medicamentos de alta complexidade até itens de uso diário. Cada item tem características específicas, como data de validade, armazenamento adequado e tempo de reposição, por exemplo.
- Complexidade da demanda: A demanda por itens hospitalares pode ser variável e imprevisível. Existem emergências, picos sazonais e flutuações na demanda por serviços médicos que podem afetar as necessidades de estoque. Gerenciar essa complexidade requer previsão da demanda, planejamento adequado e capacidade de ajustar rapidamente os níveis de estoque.
- Custos elevados: Os medicamentos e insumos utilizados nos hospitais não são itens baratos, portanto, o controle de estoque está diretamente ligado ao controle financeiro da instituição e quando feito de forma inadequada, pode significar grandes perdas financeiras.
- Alta demanda: Os hospitais não param e além das longas horas de funcionamento, contam com muitos setores. Por isso, a demanda por produto é constante e a gestão precisa ser eficiente para garantir que a instituição seja sempre capaz de atender às necessidades dos pacientes.
- Rastreabilidade e conformidade: A rastreabilidade dos produtos é um requisito crucial nos estoques, afinal, é necessário acompanhar minuciosamente os lotes, números de série e datas de validade dos itens para garantir a conformidade regulatória e facilitar a identificação rápida.
- Regulação rigorosa: A regulação dos hospitais e instituições médicas são rigorosas e é preciso sempre estar atualizado para cumprir todos os requisitos exigidos.
Como fazer uma boa gestão de estoque hospitalar?
Agora que você certamente já se identificou com alguns dos desafios existentes na gestão de estoque de um hospital, reunimos algumas dicas e boas práticas para que esse setor esteja sempre em ordem!
Organize o estoque
A organização é ponto crucial para um estoque que dê bons resultados e aqui é importante falar de ambiente físico e armazenamento. Portanto, é fundamental ter ambientes limpos, com definições e organização de espaço e produtos, etiquetas para que todos possam facilmente encontrar o que necessita e regras para que esse local se mantenha em constante organização.
Um estoque deve trabalhar a favor dos colaboradores das instituições e não ser o lugar em que as pessoas percam grande parte dos seus dias buscando por itens.
Tenha políticas de compra bem estabelecida
Ter um planejamento e uma política clara sobre compras é essencial para suprir as necessidades do seu ambiente e evitar interrupções por falta de materiais. Para isso, estabeleça rotinas, processos e regras para que tudo seja observado e controlado.
Conheça o seu histórico
Muitas compras de emergência acontecem por motivos de sazonalidade e picos existentes no ambiente. Para que sua instituição não seja pega de surpresa, é preciso analisar e entender o seu cliente e fluxo de atendimento.
Tenha dados, entenda o que foi preciso comprar em períodos específicos de outros anos e se prepare para momentos atípicos de oscilação de demandas.
Conte com a tecnologia e tenha um bom sistema de gerenciamento
Uma das melhores formas de controlar estoque de forma assertiva é com o uso da tecnologia, evitando falhas humanas e trabalhos repetitivos. Ao agregar a inteligência do uso de ferramentas para automatizar processos, seus colaboradores e seu estoque ganham.
Um bom sistema de gestão de estoque faz o cadastro de produtos e fornecedores, mostra sempre a disponibilidade de produtos, gera relatórios de análises e perdas e se integra com diversos outros setores do negócio.
Ao utilizar a tecnologia como aliada, o negócio obtém diversos benefícios:
- Condições de gerenciar com eficiência e previsibilidade;
- Segurança no planejamento;
- Reduz tempo dos colaboradores em tarefas manuais;
- Economia, redução do estoque financeiro e compras mais assertivas;
- Dados e análises para o negócio;
- Giro de estoque de forma inteligente;
- Aumenta o nível de serviço.
Biotracker: gestão e rastreabilidade de estoque
Cuidar do estoque hospitalar não é uma tarefa fácil e a tecnologia é essencial para a eficiência das instituições.
Sabendo da importância do controle de estoque para o processo hospitalar e todos os fatores de risco que ele envolve, como perdas, extravios, vencimento e faltas de produtos, Biotracker é uma solução integrada de hardware e software com tecnologia RFID para gestão e rastreabilidade de medicamentos e materiais especiais.
Com Biotracker, os hospitais passam a ter armários inteligentes com total capacidade de armazenamento, refrigeração, registros, sistema de segurança e muitas outras funcionalidades, o que faz com que os hospitais se dediquem, na maior parte do tempo, ao que é mais importante: qualidade no atendimento às pessoas!
O quanto o seu negócio utiliza da tecnologia e olha de fato para todas as vantagens que ela pode oferecer? Aproveite que agora sabe mais sobre o tema e aumente o cuidado com a sua gestão de estoque. Fale com nossos especialistas e mude já seus processos!
