A glosa é um dos grandes problemas das instituições de saúde e resulta em atrasos, desperdícios e perdas no faturamento hospitalar.
Dentro desse setor, há uma série de processos em andamento e um dos desafios é monitorar todas as etapas do ciclo de receita para garantir que os pagamentos sejam efetuados corretamente, reduzindo as ocorrências frequentes de glosa.
Como seu negócio tem olhado para esse problema? Vamos falar um pouco mais sobre os tipos de glosa e formas de evitá-la. Acompanhe!
O que é glosa?
Por definição, glosa refere-se à situação em que a operadora de saúde não efetua o pagamento de algum item na conta hospitalar de um paciente após o seu atendimento. Isso pode ocorrer devido à falta de alinhamento e comunicação, bem como a motivos técnicos ou administrativos.
Diversos fatores podem levar à glosa, como cobranças incorretas, falta de informações adequadas, utilização de equipamentos ou materiais não acordados, preços acima da média, entre outros. Esses motivos resultam em um repasse financeiro diferente do que a instituição de saúde previa.
Tipos de glosa
Conforme mencionado anteriormente, as glosas podem ocorrer por uma variedade de motivos, resultando em diferentes tipos de glosa, sendo eles: glosas administrativas, técnicas e lineares.
Glosa administrativa
Essas são as mais comuns e acontecem por falhas administrativas na composição da conta hospitalar, como:
- Procedimentos, materiais e medicamentos descritos de forma errada;
- Ausência de informações sobre o paciente;
- Ausência de guias de autorizações para procedimentos médicos;
- Valores de tabelas referentes a taxas, materiais e medicamentos diferentes do estipulado no contrato.
Glosa técnica
A glosa técnica refere-se à situação em que ocorre a contestação ou falta de informações sobre os serviços prestados durante a auditoria de contas médicas. Entre os motivos que pode levar a ela, estão:
- Erro na quantidade de medicamentos e procedimentos;
- Falta de verificação dos medicamentos com o nome e registro profissional adequados pelo enfermeiro responsável;
- Ausência de verificação dos medicamentos em relação ao horário de administração;
- Anotações realizadas a lápis;
- Falta de prescrição médica para procedimentos;
- Procedimentos realizados sem descrição no prontuário do paciente;
- Descrição incompleta do procedimento registrado no prontuário do paciente;
- Inconsistências em relação ao tempo de internação.
Glosa linear
Essa acontece quando a operadora questiona os valores de materiais e medicamentos acima da média do mercado, por exemplo. Se esses valores estiverem acima do estipulado, a operadora faz a glosa.
Como as glosas afetam as instituições de saúde?
As glosas têm um impacto significativo nas instituições de saúde, afetando seu faturamento e fluxo de caixa. Os valores que são descontados ou negados pelas operadoras de planos de saúde resultam em inconsistências entre as projeções de entrada de receita e a realidade.
Além de reduzir o fluxo de caixa e causar prejuízos financeiros, as glosas podem desencadear processos demorados e burocráticos. Lidar com essas questões consome tempo e recursos, o que impede que os colaboradores se dediquem a outras prioridades.
Outro aspecto importante é o impacto negativo no relacionamento com os pagadores, o que pode prejudicar a reputação da instituição e dificultar negociações futuras de contratos e acordos.
Por fim, é necessário destacar que, dependendo da gravidade e natureza das glosas, as instituições de saúde podem enfrentar sanções ou penalidades. Isso pode incluir exclusão de participação em programas de saúde específicos, redução de reembolsos futuros ou até mesmo ações legais. É fundamental estar atento a essas consequências para evitar danos adicionais à instituição.
Como evitar glosas?
Para evitar, diminuir e/ou eliminar glosas e aumentar o faturamento do negócio, é preciso estar atento aos processos, dados, informações e gestão. Confira algumas dicas!
Padronize processos
Para evitar e eliminar erros é preciso padronizar processos, afinal, somente com padronização é que é possível encontrar os erros e estabelecer um controle de qualidade eficaz. Mas não se trata apenas de monitorar etapas do faturamento.
As glosas podem se originar logo no primeiro atendimento ao beneficiário, caso a etapa de consulta à elegibilidade não seja feita. Ou até mesmo antes, quando as equipes de cadastro não mantêm rotinas para atualização de valores a partir de tabelas como Simpro e Brasíndice.
Por isso, o fluxo de trabalho deve ser parametrizado desde o momento em que ocorre a negociação com as operadoras e o contrato é firmado, até a análise e tratamento de eventuais glosas após o envio da conta.
Utilize prontuário eletrônico
Os prontuários dos atendimentos desempenham um papel crucial no faturamento, portanto, é essencial que sejam de fácil acesso e tenham boa visibilidade. Nesse sentido, a substituição do prontuário manual pelo eletrônico faz toda a diferença, eliminando problemas como erros na escrita, dificuldades de compreensão em relação a procedimentos e medicamentos, perda de documentos em papel, entre outros.
Mais do que isso, garanta que o prontuário contenha todas as informações necessárias para que não faltem insumos para os pedidos.
Esteja atento às leis e atualizações da ANS
É fundamental estar atualizado em relação às leis e atualizações da Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS) que regem os planos e seguros privados de assistência à saúde, especialmente a Lei nº 13.003/14.
Existem diversas regras e exigências estabelecidas nesta relação entre planos de saúde e hospitais, visando promover maior transparência e equilíbrio. Não cumprir rigorosamente essas obrigações pode resultar em grandes perdas financeiras para o negócio.
O padrão TISS (Troca de Informações na Saúde Suplementar), por exemplo, sofre algumas atualizações ao longo do ano e é importante que o prestador espelhe as mudanças nas suas guias de faturamento para evitar glosas.
Realize auditorias internas
Existem diversos tipos de auditoria dentro dos hospitais e, quando falamos de faturamento, essa atividade garante a precisão e a integridade das informações, além de identificar possíveis irregularidades e fraudes no processo de faturamento, tais como cobranças indevidas, erros na codificação de procedimentos, entre outros.
Seja a auditoria feita em paralelo ao atendimento do paciente, ou de forma retrospectiva antes de enviar o XML de faturamento à operadora, é fundamental contar com diferentes fases para validação e limpeza das contas.
Treine suas equipes
É de extrema importância capacitar os colaboradores para que compreendam suas funções e entendam o que estão realizando dentro de todo o processo.
Mais do que simplesmente desempenhar tarefas atribuídas, é essencial fornecer oportunidades e informações para que os colaboradores possam ir além e contribuir de forma significativa no processo de faturamento e outras áreas.
Invista em tecnologia e automatize processos
É impossível falar de diminuição de glosas sem falar de tecnologia, inovação e automação.
Muitas tarefas no ciclo de receita ainda são realizadas manualmente, sem a rastreabilidade das informações. Somente por meio de ferramentas tecnológicas é que a gestão consegue ter uma visão clara do que realmente acontece no processo.
Através da adoção de tecnologia e digitalização, as empresas conseguem reduzir a carga de trabalho operacional, minimizar erros e permitir que os colaboradores se concentrem em ações estratégicas que realmente trazem resultados significativos para o ambiente.
As glosas são um grande problema para os negócios e, como citamos, a tecnologia é crucial para evitá-las. O BeeCare é uma ferramenta que automatiza a conexão entre prestadores e operadoras, eliminando falhas de comunicação, aumentando produtividade e gerando receita no menor prazo possível.
Como as glosas estão sendo tratadas na sua instituição? Agora que você sabe mais sobre elas e como evitá-las, conheça o BeeCare e descubra como ele pode te ajudar!
