A Central de Guias ou Central de Autorização de Procedimentos é um setor crucial no sistema de saúde. São eles que controlam e gerenciam autorizações de procedimentos médicos realizados pelos beneficiários das operadoras de planos de saúde.
Com vários desafios na área, é crucial compreendê-los para atuar eficientemente com tecnologias que otimizem processos. Acompanhe este artigo e saiba mais sobre o tema!
Central de Guias: qual o escopo dentro de uma instituição de saúde?
A Central de Guias é crucial na saúde, sendo responsável por gerenciar as autorizações de procedimentos realizados pelos beneficiários das operadoras de planos de saúde. Esse setor atua como intermediário entre os prestadores de serviço de saúde e as operadoras, que autorizam ou negam os procedimentos e atendimentos.
Essas autorizações são necessárias para que as operadoras possam gerenciar os custos dos planos, além de garantir que os procedimentos realizados estejam dentro dos padrões da ANS. Para isso, as operadoras precisam avaliar cada solicitação de procedimento médico e verificar se ela atende aos critérios pré-estabelecidos.
Porém, as atribuições e desafios da Central de Guias vão além da simples digitalização de pedidos de autorização. É preciso ter uma equipe qualificada para lidar com a complexidade dos processos e garantir que as autorizações sejam concedidas ou negadas de forma justa e transparente.
Além disso, a Central de Guias exerce um papel chave para a área financeira da instituição. Isso porque ela prevê as perdas e os ganhos do negócio, evitando erros que podem gerar prejuízos e interferir em toda a jornada do paciente. É por isso que é essencial ter tecnologias e sistemas para otimizar e automatizar esses processos, garantindo mais agilidade e segurança na gestão das autorizações.
Quais os principais desafios?
Diversos são os desafios para a autorização de procedimentos e, como citamos, essa é uma área essencial que “abre os caminhos” para a jornada do paciente na instituição de saúde. Entender os desafios e olhar para o cenário é o primeiro passo para saber contorná-los por isso, conheça os principais:
Demora na autorização
A demora na autorização é um dos maiores desafios enfrentados pelas centrais de guias. Embora existam procedimentos agendados que permitam tempo e flexibilidade para realizar os pedidos e autorizações, muitas vezes surgem urgências em que o paciente não pode esperar.
Infelizmente, nem sempre os planos de saúde são tão rápidos quanto o necessário, gerando transtornos para a instituição de saúde e para o paciente.
Essa demora pode resultar em atrasos nos tratamentos, gerando insatisfação por parte do paciente e até mesmo glosas para a instituição de saúde. Em muitos casos, o procedimento é realizado antes mesmo de chegar à autorização, o que pode acarretar sérios prejuízos financeiros e de imagem para a instituição.
Extensa lista de documentos e falta de padronização
Cada operadora de plano de saúde tem suas próprias regras e exigências, o que significa que a equipe da Central de Guias precisa reunir diversas informações e dados para passar para a autorização. Esse processo pode ser lento e demorado, pois a cada novo paciente, há novas informações e documentos que precisam ser coletados e enviados. A falta de padronização pode gerar confusão e erros, o que pode prejudicar tanto a instituição de saúde quanto o paciente.
Dificuldade de comunicação
Cada operadora pode ter seus próprios sites, portais e sistemas de autorização. Isso exige que os colaboradores da Central de Guias lidem com múltiplas interfaces e, às vezes, até mesmo contatos telefônicos para avançar nos processos. Essa complexidade pode gerar atrasos e erros de comunicação, o que pode afetar negativamente o atendimento ao paciente e a eficiência do processo de autorização.
Falta de visão e gestão
Uma das principais dificuldades no processo de autorização é a falta de previsibilidade e padronização por parte das operadoras de planos de saúde. Muitas vezes, após abertos os pedidos, não há um prazo definido para a resposta da operadora, o que pode levar desde alguns minutos até vários dias.
Além disso, é comum que os pedidos voltem com a necessidade de atualizações e inclusão de documentos, o que atrasa ainda mais o processo. A ausência de um gerenciamento eficiente desses procedimentos resulta em processos perdidos ou esquecidos, prejudicando a relação entre a instituição de saúde e o paciente.
Tecnologia para acelerar autorizações e otimizar a gestão: Beecare
A tecnologia é fundamental para tornar os processos mais ágeis, eficientes e produtivos nas instituições de saúde, e BeeCare é uma solução valiosa para automatizar todas as etapas do ciclo da receita do negócio.
Para apoiar as rotinas da Central de Guias, BeeCare oferece recursos de autorização de procedimentos que permitem fazer solicitações a múltiplas operadoras de saúde em uma única tela. Assim, elimina-se a necessidade de navegar por diversos portais e os colaboradores ganham produtividade.
Além disso, Beecare atualiza o status das autorizações em tempo real, o que permite que a equipe poupe esforço no monitoramento. A ferramenta ainda oferece integração com o ERP da instituição para retornar as senhas de autorização, reduzindo trabalhos manuais, erros de digitação e o risco de glosas.
O processo de solicitação de autorizações é desafiador, mas crucial para instituições e pacientes. A tecnologia é uma aliada importante para agilizar a aprovação de procedimentos e garantir uma melhor experiência para todos os envolvidos. Com o sistema BeeCare, o pedido e a aprovação das autorizações são mais eficientes dentro do negócio.
Se você está procurando melhorar a gestão de sua central de guias e aprovações de procedimentos, aproveite esta oportunidade para conhecer a BeeCare e elevar suas possibilidades!
