Gerir estoque hospitalar não é uma tarefa fácil, afinal, é preciso olhar de forma constante para compras, reposições, vencimentos, fornecedores, planejamento e muitos outros itens cruciais para que uma instituição de saúde não tenha perdas em seu dia a dia.
Portanto, planejar estoque deve ser item de extrema importância no ambiente hospitalar e, ter a tecnologia como aliada faz toda a diferença nos resultados. Reunimos algumas dicas para te ajudar nesse planejamento. Acompanhe!
O bom planejamento de estoque para os resultados
Hospitais, clínicas, laboratórios e outros ambientes de saúde são locais com grande rotatividade de pessoas, o que, consequentemente, faz com que exista grande uso de equipamentos, medicamentos, insumos e itens hospitalares diariamente, certo?
É claro que, em qualquer que seja o setor de atuação, não ter controle com o estoque é um grande problema, mas quando falamos de ambientes hospitalares ele se torna uma questão ainda maior – e pior.
Imagine só: é claro que não é bacana quando falta algum item nos restaurantes ou em lojas de departamento por falta de estoque, mas o quanto isso é pior quando falamos da falta de remédios, agulhas ou luvas, por exemplo?
O problema passa a ser muito maior com riscos diretos de afetar os pacientes de um ambiente, portanto, o estoque é um setor fundamental e crucial para o bom funcionamento das instituições de saúde.
Para isso, três palavras devem ser a ordem quando falamos de gestão de estoque hospitalar: planejamento, organização e tecnologia.
E aqui é importante dizer que planejar não é comprar sem parar para garantir que os itens vão estar no armário – o que gera acúmulo excessivo, gastos indevidos e chances de perda de itens –, mas sim sobre encontrar equilíbrio, cuidando para que não falte, porém que também não existam exageros.
Na teoria, pode até parecer simples, mas a pergunta é: como fazer isso na prática? Para que essa se torne uma tarefa mais fácil e assertiva dentro dos ambientes de saúde, reunimos algumas dicas que vão fazer toda a diferença nessa tríade de organização, planejamento e tecnologia!
Organização do estoque
Como falamos, a organização é ponto crucial para um estoque que dê bons resultados e aqui é importante falar de ambiente físico e armazenamento. Ainda que existam boas ferramentas e estratégias, de nada adianta se as pessoas dentro do seu ambiente não se encontram dentro das salas de estoque.
O setor de saúde exige muita organização e cuidado com o armazenamento, afinal, falamos aqui de diversos itens sensíveis, perecíveis e até mesmo tóxicos quando não bem cuidados, não é mesmo?
Portanto, é fundamental ter ambientes limpos, com definições e organização de espaço e produtos, etiquetas para que todos possam facilmente encontrar o que necessita e regras para que esse local se mantenha em constante organização.
Um estoque deve trabalhar a favor dos colaboradores das instituições e não ser lugares em que as pessoas percam grande parte dos seus dias buscando por itens para seguir suas rotinas.
Um bom sistema de gestão e a tecnologia a favor da estratégia
A gestão e planejamento de estoque não é uma tarefa fácil, afinal, ela envolve relações com fornecedores, departamentos da instituição, controle de saída e entrada, acompanhamento do que já está no local em relação a prazos e validades, sazonalidade e claro, imprevistos.
Portanto, é inviável pensar que essa atividade pode ser feita apenas de forma manual, sem contar com tecnologias e boas ferramentas. Imagine só um ambiente hospitalar lidar com seu estoque apenas anotando em planilhas o que entra e sai e controlando por lá? Certamente erros não faltarão nesse cenário e muita imprevisibilidade é certa!
Com a tecnologia como aliada o negócio ganha em:
- Condições de gerenciar com eficiência e previsibilidade;
- Dá segurança no planejamento;
- Redução de tempo dos colaboradores em tarefas manuais;
- Economia, redução do estoque financeiro e compras mais assertivas;
- Atendimento da demanda com maior excelência;
- Informações para tomada de decisão;
- Dados e análises para o negócio;
- Maior giro de estoque de forma inteligente;
- Aumenta o nível de serviço.
Plannexo como aliado: organização, planejamento e tecnologia
Plannexo é uma solução de planejamento de demanda e gestão de estoques que otimiza o nível de estoque e de serviço através de sistematização da rotina de planejamento, automatização de indicadores de desempenho e monitoramento de operações.
Com essa tecnologia, as instituições de saúde ganham mais ferramentas de inteligência estratégica na operação de política de estoque, previsão de consumos, sugestões de compra, indicadores de desempenho, entre diversas outras funcionalidades que colocam a gestão de estoque em um outro patamar.
Políticas de Estoques
A solução permite a análise dos itens considerando a política de compra de cada item e sua importância na curva ABC, sendo assim, é possível calcular os níveis ideais de estoque item por item.
Previsões de Consumo
Aqui já temos um grande destaque da Plannexo que faz a gestão de estoque ser ainda mais assertiva e direcionada a partir de dados históricos e dinâmicos, possibilitando prever o consumo, tendências, sazonalidade e estimativa diária de compras.
As previsões aqui se dão através do consumo dos últimos 36 meses de cada produto, as tendências e sazonalidades que ocorrem no período. Assim, aplica-se uma média ponderada para o consumo dos últimos 30 e 60 dias. Com isso, os dados são mais reais, sem poluição e direcionados com exatidão, e não apenas uma média móvel, que tira grande parte da assertividade de seu planejamento.
Sabemos que as urgências nunca vão acabar nos hospitais, mas o importante é ter tranquilidade no dia a dia com previsões e dados para segurança do negócio. Aqui é sobre previsão de saber o momento certo, quando e quanto comprar.
Balanceamento de estoques e sugestão de compra
A plataforma dá a real compreensão da dinâmica de utilização do hospital ou ambiente hospitalar, o que permite a flexibilização de prazos para equilíbrio do fluxo de caixa.
Isso é feito através de variáveis de calendário de entrega, lote mínimo e múltiplo, leadtime e política de estoque, dando alertas sobre itens essenciais em níveis de zero, muito baixo, baixo e ideal.
Estoque Gerenciado pelo Fornecedor – VMI
Essa é uma funcionalidade da plataforma Plannexo que permite que fornecedores visualizem remotamente os dados de consumo e saldos de estoque de seus produtos que estão nos clientes, podendo assim gerenciar de forma ágil e assertiva as reposições necessárias.
Planejamento de Distribuição entre Depósitos – DRP
O DRP, Planejamento de Distribuição entre Depósitos, é o módulo que atua como solução de gestão de estoques e planejamento de demanda.
Com ele é possível otimizar a gestão entre estoques dentro de um mesmo hospital, ou até mesmo, entre centros de distribuição para outros estabelecimentos. Tudo isso, calculando cotas e gerando sugestões de reposição automática, o que evita a falta ou excesso de itens em estoque.
Indicadores de desempenho
Para um bom planejamento e olhar para os resultados, ter dados é essencial e essa também é uma premissa da Plannexo. Na ferramenta, todo o processamento de dados é espelhado em um painel de controle com os principais indicadores de negócio.
Atendimento e acompanhamento
Mais do que ter uma ferramenta que entrega funcionalidades, faz toda a diferença para um ambiente ter fornecedores que de fato são parceiros de negócio e é isso que a Plannexo é além de ser uma solução.
Desde o início do contato, o atendimento da Bionexo vai muito além apenas da venda. Sendo, de fato, uma relação de acompanhamento para que os clientes performem de verdade com a ferramenta.
Por aqui falamos muito que a questão da ferramenta não é “se vai trazer resultado”, mas sim quando ele vai acontecer e, para que ele aconteça de forma rápida para os clientes, a boa utilização da plataforma faz toda a diferença.
Justamente por isso, o diferencial Plannexo não pode ser deixado de lado quando falamos da gestão de estoque, pois certamente ele faz com que os ambientes hospitalares performem rapidamente com a tecnologia que estão utilizando.
Mais do que isso, a ferramenta conta também com um portal exclusivo para clientes através da gestão de conhecimento. Ou seja, quem utiliza a tecnologia ganha um ambiente de cursos, tutoriais, dicas e possibilidades para utilizar o melhor do software.
Deu para entender como organizar, planejar e utilizar tecnologia faz toda a diferença para a gestão de estoque hospitalar, certo? E claro, certamente deu para entender um pouquinho melhor como a Plannexo te ajuda a elevar o nível de maturidade e assertividade nesse processo, não é mesmo?
Como está esse tão importante pilar em seu negócio? Agora você sabe mais sobre uma tecnologia que vai mudar seus resultados, aproveite nossas dicas e fale com nossos especialistas para saber ainda mais sobre a Plannexo!
