Assim como qualquer empresa, os laboratórios exigem grande organização, planejamento e estratégias para manter o faturamento em dia e evitar grandes perdas e prejuízos em seus caixas.
Quando falamos em controle financeiro não é apenas sobre as salas administrativas em que os colaboradores fazem contas e olham planilhas, mas sim um processo que começa desde quando um paciente entra no laboratório e precisa ser liberado e autorizado mediante validação como beneficiário junto ao plano de saúde ainda na recepção, por exemplo.
Os laboratórios contam com diversos processos que precisam ser acompanhados de perto e automatizados para evitar perdas, retrabalhos e grandes processos manuais. Pensando nisso, reunimos algumas dicas para que seu laboratório tenha ainda mais controle na gestão dos processos e, consequentemente, melhore os resultados financeiros. Confira!
Mapeamento de dados e padronização de processos
Antes de qualquer coisa, é crucial que os laboratórios saibam o que existe dentro do negócio, quais são seus custos e como o controle financeiro é feito de fato.
Aqui é importante destrinchar todo tipo de movimentação do setor financeiro, desde contas, folhas de pagamento, estoques e claro, ciclo de receita entre laboratórios e operadoras de saúde.
Só assim é possível organizar, buscar erros para seguir em um melhor e assertivo controle financeiro. Aqui também é importante falar sobre padronizar processos, afinal, é com regras e organização que todos os envolvidos podem seguir o mesmo caminho, diminuindo erros e problemas no setor.
Conformidade com a adesão regulatória
A área de saúde exige muita atenção quanto aos regulamentos e legislação vigente sobre planos e seguros privados de assistência à saúde e é preciso estar atento a todas as leis e possibilidades.
É a partir dessas regras que se devem organizar fluxos de trabalho, orientar colaboradores e desenhar seus processos para estar sempre em conformidade.
Treinamento de equipes
Os colaboradores são parte fundamental do processo, afinal, de nada adianta organização, fluxo, processos e tecnologia se as pessoas não compreendam o seu papel dentro da estratégia.
Portanto, muito mais do que impor funções, é importante dar treinamentos, compartilhar conhecimento e informações e colocar todos na mesma página para que os profissionais sejam capazes de contribuir verdadeiramente dentro do processo de controle financeiro.
Tecnologia e automação
É claro que não tem como falar de otimização de controle financeiro, redução de glosas, inovação e processos bem definidos nos laboratórios sem falar de tecnologia e automatizações dentro do setor.
Existe ainda um grande problema dentro dos laboratórios que é justamente o excesso de papel e de trabalho manual, fazendo com que muitas informações nem sejam visualizadas e muitos erros aconteçam no caminho.
Com o uso de tecnologia para digitalizar informações, é possível diminuir e até mesmo eliminar muitos trabalhos manuais que tornam as pessoas mais estratégicas, reduzem erros e dão luz a diversos processos, números e ações paradas.
BeeCare como aliada dos laboratórios
A tecnologia é ponto chave para controle financeiro dos laboratórios e BeeCare é um grande aliado para os processos de digitalização, acompanhamento e integração em todos os momentos do ciclo da receita do negócio.
Mais do que uma simples ferramenta, a BeeCare dá integração dos sistemas já utilizados e dá visibilidade a todas àquelas informações perdidas dentro dos laboratórios, fazendo com que se diminua trabalho manual e operacional, encurte o tempo dedicado a cada fase do ciclo de receita e se reduza erros e falhas em relação a operação financeira.
“Existe muito papel no faturamento da saúde e não só papel, há muita complexidade. É muito trabalho manual e é preciso encontrar uma forma de fazer os trabalhos em relação a isso ser menos sofrido”, comenta Victor Pessoa, responsável na automação de processos do Grupo Fleury.
Para esses resultados, BeeCare conta com mais de 400 robôs para ajudar e agilizar as tarefas e se coloca como um ponto de comunicação entre operadores de saúde e laboratórios. De forma simples, a ferramenta atua a partir de suas seguintes fases:
Elegibilidade
Sabemos que existe uma dificuldade dentro dos laboratórios justamente nesse trabalho inicial, em que é preciso entender se o paciente é de fato elegível ou não. Muitas vezes os dados estão desatualizados e se perde muito tempo nessa busca, fazendo com que o tempo de espera no laboratório aumente e reduza a satisfação do paciente que precisa realizar seus procedimentos.
Aqui também há um grande problema dentro dos laboratórios sobre regiões e cobertura do plano de saúde. Nem sempre o beneficiário vai ser atendido em todas as redes de laboratório, podendo ter variações de região, por exemplo.
Ao não ter cuidado com essa busca e essa entrada do paciente, o laboratório está sujeito a ter prejuízos por liberar procedimentos que não constam na cobertura do plano do beneficiário, por exemplo.
Vale dizer que aqui falamos também de exames que não são agendados, ou seja, os que os colaboradores e sistemas não fazem essas buscas prévias e precisam ter agilidade com os pacientes que chegam para resolverem suas demandas e esperam rapidez e experiências positivas.
Com BeeCare isso deixa de ser um problema e a consulta de carteirinha e validação do benefício é feita de forma rápida, eficiente e eficaz através dos portais integrados, reduzindo tempo, trabalho manual e erros desde o início do processo.
De acordo com Flávio Cordeiro, responsável financeiro do CRD Medicina Diagnóstica (Goiânia-GO), essa é uma etapa crucial no negócio e no laboratório. “Antes tínhamos 3 etapas de checagem e etapas que não eram efetivas e hoje, com a ferramenta, consigo de forma simples fazer coisas assertivas, mesmo com as particularidades das operadoras”.
Autorização dos procedimentos
Muitas operadoras de saúde exigem autorizações para a realização de procedimentos, seja pedindo números, tokens ou ligações e acessos em portais. Com isso, os laboratórios precisam fazer esse processo a cada contato com as operadoras, sendo um trabalho muito mais lento do que poderia ser.
Com a automatização, todos os procedimentos são acompanhados e solitados de forma rápida, reduzindo tempo de espera para laboratórios e pacientes e claro, deixando registros sobre o que deve ser faturado em cada um dos exames ou intervenções.
Faturamento
O trabalho de controle financeiro não acaba após o paciente realizar seus exames – na verdade é nessa hora que ele começa. É um momento que exige muita atenção para padrões, regras, conformidades e acompanhamento para que nada fique para trás e todos os recebimentos sejam repassados corretamente das operadoras de saúde para laboratórios.
Com tecnologia, o laboratório ganha nos envios automatizados, acompanhamento do faturamento, histórico de ações, críticas de procedimentos e críticas de guias de cada arquivo.
Victor Pessoa, do Grupo Fleury, conta que “com a ferramenta diminuíram picos e reprocessamentos, deixando não exposto o faturamento”. Mais do que isso, o executivo ainda destaca que “a área ficou mais analítica e deixou a ter tanto processo braçal. Com mais de 300 unidades, a receita do Grupo cresceu mais de 80% com BeeCare”.
Conciliação
Mais do que acompanhar o faturamento, um grande desafio dos laboratórios é conferir e entender de fato tudo o que se refere ao pagamento e é nessa fase que existe muita falta de visibilidade sobre o que está acontecendo.
Em muitos laboratórios é possível identificar o que foi pago ou não, mas pouco se vê sobre o que não foi pago, o que não foi glosado e ainda não foi analisado. E é aqui que fica uma enorme perda financeira, que é outro pilar da atuação de BeeCare.
Recurso de glosa
O recurso de glosa é um dos grandes problemas e desafios de laboratórios e qualquer prestador de saúde. Com a ajuda da tecnologia é possível ganhar em automação e análises de todos os recursos de glosa, declaração de perdas e sugestão de prováveis justificativas de recursos através de inteligência artificial a partir de combinações de críticas existentes.
Agora que você entendeu um pouco mais sobre o controle financeiro dos laboratórios, já sabe que ter uma ferramenta integrada e com ampla visão de tecnologia e mercado faz toda a diferença para o dia a dia, não é mesmo?
BeeCare atua em vários pilares dentro do dia a dia dos laboratórios e reduz drasticamente as glosas no ciclo financeiro, otimiza rotinas operacionais, ganha mais segurança e controle no processo e alcança e mensura os melhores resultados.
